Yksikään toimitus ei saavu perille ilman selkeää viestintää.
Toimitusketjun hallinta ja logistiikka vaativat selkeitä ohjeita ja tehokasta tiedonkulkua. Ihmisten välinen kommunikaatio on luontevaa, mutta nykyään myös tekoäly osallistuu – esimerkiksi materiaalitilausten ja maksumuistutusten hoitamiseen puhelimitse.
Esim: “Terve, onko tilausnumero 230303 kanssa onnistunut kaikki hyvin? Olemme huomanneet, että järjestelmästämme puuttuu maksu. Tarvitsetteko lisätukea?” Äänenlaatu ja kyky keskustella on lähes todentuntuista.
Mitä kaikkea kommunikaatio kattaa?
Alla olevat esimerkit ovat vain murto-osa siitä, mitä kaikkea kommunikaatio voi kattaa. Kommunikaatio on paljon enemmän kuin pelkkää puhetta – se on monien eri viestintämuotojen yhdistelmä, joka varmistaa, että tieto kulkee sujuvasti ja selkeästi.
Puhe: Keskustelut puhelimessa, kasvokkain tai Teams-palaverissa.
Kirjallinen viestintä: Tilaukset ja toimitusvahvistukset sähköpostilla tai WhatsAppilla, saapumisilmoitukset tekstiviestillä sekä raportit asiakaspalautteista.
Nonverbaalinen viestintä: Eleet ja ilmeet, kuten kuskin peukku tai asiakkaan hymy, jotka osoittavat, että viesti on ymmärretty.
Visuaalinen viestintä: Infografiikat varastossa tai kaaviot hankintaprosessista.
Digitaalinen viestintä: Sähköiset rahtikirjat ja EDI-tiedonsiirto.
Asiakirjat ja ohjeet: Prosessikuvaukset, sopimukset ja toimintatavat, kuten SOP (standard operating procedure).
Mitä on onnistunut viestintä logistiikassa?
Vastaus ei ole hiljaisuus! Vaikka hiljaisuus voi tarkoittaa, että kaikki toimii kuten pitääkin, se voi myös viitata siihen, ettei asioista olla ajan tasalla, mikä voi johtaa virheisiin. Esimerkiksi jos on uusi työntekijä tai ihmiset olettavat liikaa.
Hyvä viestintä alkaa jo tilauksen tekemisestä: asiakkaalle annetaan tarvittavat tiedot toimituksesta ja kerrotaan, mistä lisätietoja saa.
Varastossa toimintaa tukevat selkeät prosessit, kuten SOP-dokumentit, joissa on kirjattu toimintatavat ja yhteystiedot. Näiden ohjeiden ylläpitäminen voi tuntua työläältä, mutta ne tehostavat toimintaa ja parantavat yrityksen tehokkuutta. Toimiva tapa on yleensä ollut tehdä yksisivuinen yksinkertainen pdf sovituista asioista ja yhteystiedoista.
Miksi ihmisten välinen kommunikaatio on tärkeää?
Digitalisaatio etenee kovaa vauhtia ja toimitukset voivat nykyään kulkea ilman ihmisen osallistumista. Tämä näkyy muun muassa automaattisissa viestiketjuissa, reaaliaikaisessa seurannassa ja reittioptimoinnissa.
Digitalisaation edut ovat kiistattomat, mutta pelkkä kyberturvallisuuden kehittäminen ei riitä. Dis- ja misinformaatio ja toimitusketjuihin kohdistuvat hyökkäykset ovat kasvussa, ja niiden torjuminen vaatii ihmisten välistä viestintää.
Avoin ja selkeä keskustelu auttaa nopeasti ratkaisemaan viivästykset, reittimuutokset tai muut ongelmatilanteet, mikä vähentää asiakkaiden turhautumista ja pitää toimitukset aikataulussa. Mielestäni on parempi puhua ja antaa liikaa informaatiota kuin ei ollenkaan.
Esimerkkejä onnistuneesta viestinnästä logistiikassa
1. Asiakaspalvelu ja varasto: Asiakaspalvelu ilmoittaa varastolle ja kuljetusliikkeelle kiireellisestä varaosatilauksesta. Varasto valmistaa lähetyksen välittömästi ja näin kuljetusyhtiö voi toimittaa sen nopeasti.
Asiakas on tyytyväinen.
2. Kuljettaja ja asiakas: Kuljettaja soittaa asiakkaalle ennen saapumista varmistaakseen, että tämä on paikalla. Tämä vähentää odotusaikaa ja varmistaa sujuvan toimituksen. Tällaiseen viestintään on jo olemassa tekstiviestiautomaatiota last mile -sovelluksien avulla, mutta miksei tekoälysoittoakin voisi hyödyntää?
3. Yhteydenpito ongelmatilanteessa: Kuljetusliike huomaa tuotteen vaurioituneen ja ilmoittaa siitä välittömästi kuljetuksen tilaajalle ja asiakaspalvelulle, jotta ongelma voidaan ratkaista ennen toimitusta.
Mitä kommunikaatio lopulta on?
Kommunikaatio on aliarvostettua, mutta se on ainoa tapa varmistaa, että tieto kulkee selkeästi ja ymmärrettävästi.
Se on avain sujuvaan logistiikkaan ja toimitusketjun tehokkuuteen.
