Tänään mennään suoraan syvään päätyyn äärimmäisen arvoa tuottavalla tekstillä koskien hankinnan digitalisaatiota. Teksti on hyvällä tavalla vaikeasti luettavaa, sillä siitä oppii paljon uutta!
Annetaan iso kiitos Jarno Salomäelle haasteeseeni tarttumisesta. Hänellä on yli 20 vuoden strategisesta ja globaalista hankinnasta, sopimushallinnasta sekä hankinnan digitalisoinnista. Hän on erikoistunut hankintafunkioiden rakentamiseen ja kategoriatiimien perustamiseen yritysten sisällä.
Salomäki on keskittynyt erityisesti hankintaprosessien kuvaamiseen ja digitalisaation mahdollisuuksiin. Hänellä on syvällinen ymmärrys hankinnan eri osa-alueista suorassa ja epäsuorassa hankinnassa. CV:stä löytyy yhtiöitä kuten Fazer, Nokia Siemens Networks, Teknos ja Digita. Tällä hetkellä intohimosta hankintaan hän luo jotain täysin uutta!
Hankinnan digitalisaatio
Digitalisaation käsite
Digitalisaatio tarkoittaa prosessia, jossa liiketoiminnan, hallinnon tai jokapäiväisen elämän eri toimintoja muutetaan ja parannetaan digitaalisten teknologioiden avulla. Se ei pelkästään tarkoita paperisten prosessien muuntamista sähköiseen muotoon, vaan ennen kaikkea se muuttaa perusteellisesti tapaa, jolla ihmiset ja organisaatiot toimivat ja tekevät päätöksiä.
Digitalisaation tavoitteena on tehostaa toimintoja, lisätä tuottavuutta ja luoda uusia arvoa tuottavia prosesseja. Teknologiat, kuten pilvipalvelut, IoT, automaatio, tekoäly ja data-analytiikka, mahdollistavat tiedon nopean käsittelyn ja automaattisen päätöksenteon, mikä vähentää manuaalista työtä ja parantaa tarkkuutta. Digitalisaatio on olennainen osa monen toimialan kehitystä, ja sen merkitys kasvaa jatkuvasti globalisoituvassa ja teknologisoituvassa maailmassa.
Hankinnan ja logistiikan digitalisaation liiketoiminnalliset hyödyt
Hankinnan ja logistiikan digitalisaatio tehostaa perinteisiä prosesseja automatisoimalla työnkulkuja ja hyödyntämällä datan tarjoamaa näkyvyyttä. Hankinnan digitalisaatiossa, kuten e-sourcing ja e-procurement, toimittajavalinnat ja sopimushallinta muuttuvat nopeammiksi ja sujuvimmiksi.
Logistiikan digitalisaatio tuo reaaliaikaisen seurannan ja automaation avulla parannuksia toimitusketjun optimointiin ja varastojen hallintaan. Yhdessä nämä teknologiat vähentävät manuaalisen työn tarvetta ja parantavat päätöksentekoa.
Liiketoiminnan näkökulmasta digitalisaatio vastaa tarpeisiin, kuten toimitusten nopeuttamiseen, manuaalisen työn vähentämiseen ja kustannustehokkuuden parantamiseen. Digitaaliset ratkaisut, kuten ennakoiva analytiikka, auttavat optimoimaan varastot ja kuljetukset, mikä lisää kilpailukykyä ja asiakastyytyväisyyttä.
Esimerkkinä onnistuneesta hankintaprosessin digitalisoinnista otettakoon tässä yhteydessä keskikokoisen teollisuusyrityksen hankinnan digitalisointiprojekti. Yrityksen hankintaprosessit olivat pitkään olleet manuaalisia ja hitaita. Operatiivisesta toiminnasta ei jäänyt jälkiä tai dataa, mitä olisi voitu hyödyntää toiminnan tehostamisessa. Manuaalisista prosesseista aiheutui toistuvia häiriöitä ja toimituskustannukset olivat korkeita.
Yritys investoi yksinkertaiseen e-procurement-työkaluun, joka integroi eri osastojen toiminnot ja automaattisesti yhdisti ostotilaukset toimittajien kanssa. Tämä digitalisointi vähensi manuaalista työtä ja paransi toimitusten hallintaa. Tuloksena oli noin 20 % säästö kustannuksissa ja selkeämpi hankintaprosessi. Kustannukset saavutettiin tunnistamalla datan pohjalta säästökohteita ja avaamalla hankintakustannukset läpinäkyviksi.
Prosessin selkeyttäminen vähensi toimitusviiveitä ja paransi toimitusketjun näkyvyyttä. Lisäksi se mahdollisti toiminnan edelleen kehittämisen luomalla prosessiin mittapisteitä, joiden perusteella toiminnan tehokkuutta voitiin seurata.
Uudenlaisen toimintatavan ja prosessin kehittämisen voi toteuttaa yhtäaikaisesti, kunhan molempien kehitystä johdetaan strategisesti. Digitalisaation työkalut voivat toimia ohjaavana voimana prosessien kehittämisessä ja standardisoinnissa.
Järjestelmän automaatiot ja työvaiheiden digitalisointi pakottavat selkeyttämään ja optimoimaan prosesseja, jolloin hankintatoiminnasta tulee automaattisesti prosessimaisempi. Tämä kuitenkin edellyttää, että yrityksessä on sitoutuminen ja resurssit sekä prosessien parantamiseen että teknologian käyttöönottoon yhtä aikaa.
Heikosti dokumentoidut hankintaprosessit jarruttavat digitalisaatiota
Hankintaprosessien heikko kuvaaminen on merkittävä este hankintojen digitalisoinnille. Monissa yrityksissä hankintaprosessit eivät ole täysin dokumentoituja tai standardoituja, mikä vaikeuttaa digitaalisten työkalujen käyttöönottoa ja automaation hyödyntämistä.
Digitalisaatio vaatii selkeät, systemaattiset ja yhdenmukaiset prosessit, jotka voidaan helposti muuntaa digitaalisiksi ja integroida osaksi yrityksen muita järjestelmiä. Jos nämä prosessit ovat epäselviä, manuaalisia tai vaihtelevia osastojen välillä, digitalisaation tuomat hyödyt jäävät saavuttamatta.
Heikon prosessikuvauksen vaikutukset:
- Automaation este: Automaatiota on vaikea toteuttaa, jos prosessien läpivienti ei ole selkeästi määritelty. Automatisointi edellyttää prosessien yksityiskohtaista kuvaamista, jotta järjestelmä voi suorittaa tehtäviä ilman manuaalista väliintuloa.
- Epäselvä vastuunjako: Kun hankintaprosessit eivät ole hyvin dokumentoituja, vastuut ja päätöksentekopisteet voivat jäädä epäselviksi. Tämä lisää virheiden ja viiveiden riskiä.
- Integraation haasteet: Heikosti määritellyt prosessit vaikeuttavat hankintatoimen integraatiota muihin liiketoimintajärjestelmiin, kuten toimitusketjun hallintaan tai taloushallinnon järjestelmiin.
Ratkaisuna tähän ongelmaan on panostaa prosessien standardointiin ja dokumentointiin ennen digitalisaatioprojektin aloittamista. Tämä mahdollistaa automaation tehokkaan käyttöönoton ja vähentää mahdollisia pullonkauloja, jotka hidastavat digitalisaation hyödyntämistä.
Yritysten tulisi tarkastella hankintaprosessinsa kriittisesti, tunnistaa tehottomuudet ja kuvata ne tarkasti ennen siirtymistä digitaalisiin ratkaisuihin.
Digitalisaation hidasteet hankinnan ja logistiikan kehityksessä
Hankinnan ja logistiikan digitalisaatiota hidastavat useat tekijät, jotka juontavat juurensa teknologian, prosessien ja organisaatiokulttuurin haasteisiin.
Edellä mainitun heikkotasoisten prosessikuvausten lisäksi, merkittäväksi hidasteeksi nousee muutosvastarinta. Tämä nousee esiin erityisesti silloin, kun uudet järjestelmät vaativat työntekijöiltä merkittävää teknologian käytön opettelua.
Mikäli järjestelmät ovat monimutkaisia ja niiden käyttöönottaminen vaatii laajaa koulutusta, työntekijät voivat kokea uuden teknologian liian haastavana, mikä johtaa vastustukseen. Tietotekninen itsevarmuus ja riittävän ulkoisen tuen saatavuus ovat tässä avainasemassa.
TAM3-mallia voidaan hyödyntää selittämään, miksi hankinnan digitalisaatioon liittyy muutosvastarintaa. TAM3 (Technology Acceptance Model 3) keskittyy käyttäjien suhtautumiseen uuteen teknologiaan ja korostaa, että järjestelmän hyväksyminen riippuu useista tekijöistä, kuten koetusta hyödyllisyydestä, helppokäyttöisyydestä ja käyttäjän teknologiseen itsevarmuuteen liittyvistä tunteista.
TAM3-mallin elementit, kuten tietotekninen itsevarmuus ja ulkoisen kontrollin havaitseminen, ovat erityisen tärkeitä muutosvastarinnan yhteydessä. Jos työntekijät tuntevat olonsa epävarmaksi teknologian käytössä tai he eivät saa riittävästi tukea ja koulutusta, muutosvastarinta kasvaa. Lisäksi koettu helppokäyttöisyys (Perceived Ease of Use) on kriittinen tekijä: jos uusi järjestelmä on monimutkainen ja vaatii liikaa opettelua, työntekijät vastustavat sen käyttöönottoa.
 |
Lisäksi teknologiset haasteet, kuten olemassa olevien järjestelmien integrointi uusiin digitaalisiin ratkaisuihin, voivat hidastaa kehitystä. ERP-järjestelmien ja muiden hankinta- ja logistiikkatyökalujen yhteensopimattomuus aiheuttaa usein pullonkauloja digitalisaation onnistuneelle käyttöönotolle. Näiden hidasteiden voittaminen edellyttää sekä teknologian että prosessien tarkkaa suunnittelua ja strategista muutosjohtamista.
Kustannukset ja resurssipula hankinnan digitalisaation hidasteena
Korkeat alkuinvestoinnit ja resurssien puute vaikuttavat merkittävästi hankinnan digitalisointihankkeiden aloittamiseen. Hankintaprosessien digitalisointi edellyttää usein suuria taloudellisia panostuksia teknologisiin alustoihin, ohjelmistoihin ja järjestelmien integrointiin.
Tämä on erityisen haastavaa pienille ja keskisuurille yrityksille, joilla ei välttämättä ole riittäviä resursseja investoida uusiin järjestelmiin tai tarjota laajamittaista koulutusta henkilöstölle. Kustannukset eivät rajoitu pelkästään teknologiaan, vaan ne kattavat myös henkilöstön koulutuksen, muutosjohtamisen ja mahdolliset toimintakatkokset käyttöönoton aikana.
Mikäli prosessikuvaukset ja toimintamallit eivät ole tarkkaan kuvattuja, nostaa tämä selvästi digitalisointiprojektin hintalappua. Projektin alussa voidaan lähteä nykyisen toimintamallin kuvaamisesta tai vaihtoehtoisesti esitellään uusi toimintamalli, mikä kasvattaa muutoksen mittakaavaa.
Hankinta ei voi itsenäisesti toteuttaa hankinnan digitalisointiprojektia, vaan se tulee tehdä osana yrityksen liiketoiminnan kehittämistä. Mukana on usein yrityksen IT-osasto, jonka resurssit ovat rajalliset. Jos IT-osastolla on muita prioriteetteja, kuten myynnin tai asiakaspalvelun digitalisointi, hankintatoimi voi jäädä vähemmälle huomiolle. Tämän seurauksena yritykset voivat lykätä hankinnan digitalisaatiota, vaikka sen tuomat hyödyt olisivat pitkällä aikavälillä merkittävät.
Ratkaisuna kustannusten ja resurssipulan ongelmaan yritykset voivat edetä vaiheittain, aloittaen pienemmistä, nopeaa tuottoa tuottavista osaprosesseista. Tämä “nopeiden voittojen” strategia voi luoda pohjaa laajemmalle investoinnille ja antaa konkreettisia esimerkkejä digitalisaation tuomista säästöistä ja tehokkuusparannuksista.
Miten hankinnan digitalisaatiota voisi edistää?
Hankinnan digitalisaation edistäminen edellyttää strategista lähestymistapaa, jossa teknologian mahdollisuudet sidotaan yrityksen liiketoiminnallisiin tavoitteisiin. Ensimmäinen askel on prosessien tarkka dokumentointi ja standardointi, sillä epäselvät ja hajanaiset prosessit estävät automaation ja digitaalisten työkalujen tehokkaan käytön.
Lisäksi yritysten tulisi investoida käyttäjäystävällisiin järjestelmiin ja tarjota kattavaa koulutusta, jotta työntekijät tuntevat olonsa itsevarmaksi uusien teknologioiden parissa. Tämä auttaa vähentämään muutosvastarintaa, joka usein hidastaa digitalisaatiota.
Johdon sitoutuminen on keskeistä hankkeen onnistumiselle, ja sen tulee näkyä myös investointina resursseihin ja teknologiaan. Vaiheittainen eteneminen, kuten pilotointiprojektit ja nopeiden voittojen strategia, voivat auttaa saamaan nopeita tuloksia ja luomaan positiivista ilmapiiriä koko organisaatiossa.
Näiden lisäksi, data-analytiikan ja ennakoivan teknologian hyödyntäminen mahdollistavat parempaa päätöksentekoa, kustannustehokkuutta ja riskienhallintaa, mikä lisää hankinnan arvoa strategisena toimintona.
Kirjoittanut: Jarno Salomäki.
https://www.itewiki.fi/asiantuntija/jarno-salomaki
LinkedIn profiili: https://www.linkedin.com/in/jarno-salomaki/