| Valitse oikea kumppani Tällä kertaa haluaisin herättää ajatuksia siitä, kuinka yritykset voisivat kilpailuttaa kuljetuspalveluita laadukkaammin. Tätä artikkelia varten olen kerännyt omia ja ostajien kokemuksia sekä haastatellut myyjiä, jotka vastaavat kuljetuspalveluiden tarjouspyyntöihin. Haluan tällä uutiskirjeellä ravistella ja tuoda uusia näkökulmia kilpailuttamiseen ostajalle ja myyjälle. Tavoitteena on luoda yhdessä hankinta-asiantuntijoiden kanssa ilmainen tarjouspyyntöpohja kuljetusten kilpailuttamiseen. (Julkinen versio on vielä kesken, mutta lataan sen tänne toivottavasti pian.)  Kilpailutuksen suunnittelu Logistiikka on olennainen osa yrityksen identiteettiä ja asiakaskokemusta. Logistiikkaa pidetään usein kulueränä vaikka se voisi olla hieman kärjistettynä katteen maksimointikone. Kaikessa yksinkertaisuudessaan kilpailutuksen tulisi olla mahdollisimman lyhyt ja ytimekäs, mutta logistiikassa vaihtoehtoja ja detaljeja piisaa. Laadukas tarjouspyyntö tuottaa laadukkaita tarjouksia, ja ne helpottavat vertailua nykytilanteeseen ja muihin tarjouksiin. Kysyin tarjouspyyntöjen vastaanottajilta mikä on ärsyttävintä kilpailutuksissa. Tässä muutama vastaus: – Vie ihan järkyttävästi aikaa vastata kaikkiin kysymyksiin.- Tuntuu, että tarjouspyyntö on tehty valmiiksi kilpailijalle voitettavaksi.- Tarjouspyyntö on räätälöity valmiiksi, vaikka olisi parempikin vaihtoehto toteutukselle. – Kilpailutuksissa voisi kommunikoida paremmin ja olla avoimempi.- Konsultit yleensä kilpailuttavat halvimman vaihtoehdon eivätkä ymmärrä mitä eroa on omenalla ja päärynällä.- Tässä on kyse vertailuanalyysista eikä ole edes tarkoitus vaihtaa kumppania.- Ainoa, joka ratkaisee on hinta.- En tiennyt mikä on kilpailutuksen todellinen tavoite. Haluaisin vielä tuoda tähän muutaman näkökulman omista keskusteluistani ostajien ja myyjien kanssa. Kilpailutuksen yleisimpiä virheitä ovat: – Koko yrityksen tarpeita ei huomioida kilpailutuksessa. – Kilpailutuksiin vastaaminen on äärimmäisen tiukasti määriteltyä.- Logistiikkaa ei osallisteta johtoryhmän kokouksiin, tai huomioida tuotteiden alkupään suunnittelussa.- Yleistäminen ja olettaminen, kuin kaikki palveluntarjoajat tuottaisivat samaa palvelua – tehdään nopeasti sopimus edullisimman kanssa. – Logistiikkaa tarkastellaan kulueränä.Määritä omat tarpeesi ja laadi kilpailutuspyyntö Pohditaan minkälaisia tarpeita kuljetuksien kilpailutukseen voisi liittyä, ja miten saisimme mahdollisimman arvoa tuottavia vastauksia. Aloita sillä, että määrittelet tarjouspyynnöllesi sellaisen tavoitteen, että osaat mitata sijoituksesi kannattavuuden. Alla on paljon kysymyksiä inspiraation tueksi. Mieti kuitenkin aina kriittisesti, onko kysymys olennainen. Palvelun tarve: Kuljetettavat tavarat: Mitä ja minkä kokoisia tavaroita kuljetetaan? Kuljetusmäärät: Kuinka paljon tavaraa kuljetetaan? Reitit: Minne päin tavarat kuljetetaan? Kuka vastaanottaa lähetykset? Erityisvaatimukset: Onko rahdilla erityisvaatimuksia (esim. lämpötila, särkyvyys, pitääkö lastata sivusta)? Palvelutaso ja toimitusvarmuus: Miten tarkka toimitusvarmuus on tavoitteena? Miten sitä mitataan? Toimitusaika: Mitkä ovat keskimääräiset toimitusajat? Arvo ja lisäpalvelut: Mitä muuta palvelua odotetaan logistiikkakumppanilta (esim. varastointi, pakkaus, tulliselvitys)? Asiakaslähtöisyys: Mikä on toimituksesi arvolupaus? Minkälaista tunnetta haluat asiakkaan saavan toimituksistasi? Miten erottaudut kilpailijasta? Mitä asiakkaasi odottaa toimitusvarmuudelta? Budjetti: Mikä on budjetti tälle palvelulle? Maksuehto? Arvon tuottaminen: Mitä palveluntarjoajan tulisi antaa, jotta palvelu olisi hinta-laatusuhteeltaan erinomainen? Tekniset vaatimukset ja integraatiot: Miten logistiikkakumppanin järjestelmät integroituvat yrityksesi omiin järjestelmiin? Katso myös tulevaisuuden tarpeisiisi, tai siellä voi odottaa yllättäviä kustannuksia jos järjestelmät eivät ole yhteensopivia. Teknologia: Mitä teknologiaa odotetaan logistiikkakumppanilta (esim. seuranta, analytiikka)? Teknologialla pystytään merkittävästi parantamaan asiakaskokemusta ja operatiivista toimintaa. Kestävä kehitys: Mitkä ovat yrityksen kestävän kehityksen tavoitteet (esim. päästövähennykset, vastuullisuus)? Haluan korostaa, että esimerkiksi vaihtoehtoisilla energioilla pystytään operoimaan jopa edullisemmin kuin perinteisillä polttoaineilla. Eli on tärkeää tunnistaa kumppanin nykyiset ja tulevat kalustoinvestoinnit. Hauaisin myös saada sinut ajattelemaan tällaista casea: Jos sinä saat halvimman hinnan ja sovitun palvelun, mutta yritys ei tee tulosta, onko tällaiselta toimijalta kestävää ostaa tai onko markkinahinta vääristynyt? Tässä listattuna kysymyksiä potentiaaliselle kumppanille, joita voi muokata oman tarpeen mukaisesti: Referenssit: Voitteko esittää referenssejä vastaavista asiakkaista? Kokemus: Miten olette kehittäneet asiakassuhteitanne aiemmin? Ongelmatilanteet: Miten olette ratkoneet mahdollisia ongelmatilanteita tai viivästymisiä? Mitä olette oppineet vastoinkäymisistä? Asiakaspalvelu: Onko teillä dedikoitu asiakaspalvelija, joka vastaa yhteydenpidosta? Aukioloajat? Reklamaatioprosessi? Toimitusvarmuus: Mikä on nykyinen toimitusvarmuutenne ja miten mittaatte sitä? Arvolupaus: Mikä on yhtiönne arvolupaus asiakkaille? Vakuutukset: Millaiset vakuutukset teillä on (esim. vahinkojen tai katoamisten varalle)? Kalusto: Minkälaista kalustoa teillä on käytössä? Minkälaista kalustoa teille on tulossa? Kestävä kehitys: Mitä olette tehneet kestävän kehityksen edistämiseksi?Laatu: Onko teillä käytössä laatujärjestelmiä tai sertifikaatteja? Käytättekö alihankkijoita? Mikä on alihankkijoiden osuus? Minkälainen auditointijärjestelmä / Supplier code of conduct on käytössä? Teknologia: Mitä teknologiaa käytätte ja miten se hyödyttää asiakkaitanne?Asiakkuuden hallinta: Miten johdatte asiakassuhteitanne ja miten raportoitte? Onko yhteyshenkilöä vai olenko asiakaspalvelun varassa? Henkilöstö: Millainen on työntekijöiden vaihtuvuus? Mitkä ovat yrityksenne arvot henkilöstöä ajatellen? Unelma-asiakas: Kuvailekaa ihanteellinen asiakkaanne ja miten yrityksemme sopii tähän profiiliin? Järjestelmät: Kuvailkaa yrityksenne toimintatavat, joka varmistavat, että saamme tilaamamme palvelun? Nykyisessä volatiilissa liiketoimintaympäristössä yritykset tarvitsevat ketterää reagointia toimitusketjun muutoksiin. Perusteellinen kilpailuttaminen on äärimmäisen tärkeä elementti yrityksen riskien minimoimisessa Tarjouspyyntö Erilaisia palvelumuotoja ja vaihtoehtoja palveluntarjoajiksi on paljon, kuten myös kilpailuttajia.On löydettävä ne parhaat asiat omaan käyttöön.Lähtisin seuraavien esimerkkien kanssa liikkeelle, ja antaisin mahdollisimman paljon tietoa volyymista, yrityksestäni ja asiakkaitteni tarpeista. 1. Pyytäisin esitysmateriaalia, joka sisältää parhaan ratkaisun tarpeisiini. 2. Toimittaisin hinnoittelumateriaalin palautettavaksi. Huomiona antaisin kuljetusyhtiön itse pohtia sopivia kokoluokkia ja lisäpalveluita. Lisäksi antaisin sen tarjota parhaalla mahdollisella hinnoittelumallilla, joka voisi perustua esimerkiksi lavametreihin, volyymiin, painoon tai stoppi + kg. Kuljetuksia kilpailuttavan yrityksen kannattaa tunnistaa jo etukäteen varteenotettavat kilpailijat. Kuljetusta myyvän tahon taas täytyy toki tuntea olemassa olevat asiakkaansa ja pitää heihin aktiivisesti yhteyttä, mutta sen lisäksi tulisi skannata jatkuvasti tulevia kilpailutuksia ja tunnistaa potentiaaliset uudet asiakkaat. Omalla kohdallani parasta sisältöä myyjän työhön ovat tuoneet tarjouspyyntöihin liittyvät neuvottelut; sellaiset, joissa kumpikin osapuoli on avoin siitä mitä haluaa. Esimerkiksi eräässä miljoonadiilissä neuvottelukumppani kertoi suoraan, että haluaa ehdon x riskien minimoimiseksi. En pystynyt täysin vastaamaan hänen vaatimukseensa, mutta ehdotin, että kirjataan sopimukseen lause x jonka johdosta varsinainen ehto joka tapauksessa toteutuu. Kaupat tuli.  Villi idea: voisiko kilpailuttava yritys järjestää ryhmätapaamisia mahdollisten uusien palveluidentarjoajien kanssa? |