Kokemuspohjaista näkökulmaa sujuvampaan ja kehittyvään toimitusketjuun
Artikkelin on kirjoittanut Teemu Hämäläinen.
Miten lähteä miettimään vanhoja prosesseja uusiksi?
Syitä prosessien uudistamiseen on varmasti monia, mutta tärkeintä on havaita oikeat ajurit muutokseen. Mielestäni pohjimmainen tavoite on kuitenkin saada aikaan muutosta, joka johtaa kohti tavoitteita. Strategiset mittarit sekä tavoitetilat ovat tässä kuitenkin kaikkein tärkeimpiä: Valitettavasti on tilanteita, joissa näkee että muutosta ajetaan mittareilla jotka eivät ohjaa toimintaa, ja tätä myötä kehitystä, oikeaan suuntaan.
Muutokset voivat olla siis ideologisista ja visio-syistä, mutta prosessien kohdalla hyvin usein optimaalinen triggeri tähän on konkreettisen työn, toiminnan ja prosessin muokkaaminen kohti tavoitetilaa tukevaa kokonaisuutta. Tähän kylkeen kuuluu olennaisesti muutoksen teon halu, ja kyky, eli jokin kertoo etteivät prosessit toimi ja palvele tavoitteita sellaisenaan.
Itse pidän ongelmia ihanteellisina indikaattoireina kehityksen tarpeesta. Tai jopa määritelmällisemmin: Ongelmat ovat prosessien tuloksia, jotka eivät vastaa tyytyväisen asiakkaan tai tulosten hyödyntäjän näkökulmasta määritettyä hyväksyttyä tuotosta. Reklamaatio tai vaikka tavoitetilan mittareiden jatkuva alittaminen ovat erinomaisia lähteitä kertomaan että mikä pitäisi olla paremmin. Luonnollisesti tilanteen korjaava juurisyy näiden taustalla tulee prosessien tuntemuksen kautta, joten nykytilanteeseen tutustuminen on erityisen tärkeää. Tuntemalla toimintaperiaatteet voidaan kertoa mitä muuttamalla tavoitetila saavutetaan.
Välillä, luonnollisestikin, vanha prosessi ei vain riitä palvelemaan tavoitetta (kapasiteetti, tehokkuus tai vaikka järjestelmät ovat puuttellisia), joten tällöin tulee määrittää eteneminen ja vaihtoehtoiset ratkaisut tavoitetilan saavuttamiseksi. Toisinaan prosessin sisään tulevan materiaalin tai tiedon ja prosessin toiminta hienosäädettynä riittää, mutta välillä pitää käydä läpi prosessikokonaisuuden uudistaminen ja suorittaa suunnittelu aivan puhtaalta pöydältä ilman rajoitteita.
Minkälaisia esimerkkejä löytyy rohkeista tuotantoketjun investoinneista?
Mielestäni rohkeimmat investoinnit liittyvät usein siihen, että tuodaan toimitusketjua lähemmäksi asiakkaalle tuotettavaa arvoa. Karkeasti siis niin, että koko lopputuote valmistetaan mahdollisimman lähellä loppuasiakasta. Tuotantoketjussa tämä voi usein tarkoittaa toimitusketjun lyhentämistä, ja esimerkiksi alihankittujen palveluiden järjestelyä. Tällaisilla uudelleen järjestelyillä on parhaimmillaan erinomaiset vaikutusmahdollisuudet tuoda tehokkuutta ja lisätä läpinäkyvyyttä koko ketjuun.
Pitkät, hajanaiset ja häiriöalttiit toimitusketjut toimiessaan voivat olla kustannustehokkaita, toki näinkin. Mutta toisaalta, korostaisin tuotantoketjun reagointikyvyn ja laadukkuuden lisäämistä nykypäivän toimitusketjujen tavoiteltavana ajurina. Tällaiset seikat todennäköisesti vähentävät virheitä ja negatiivisista tilanteista johtuvia välillisiä kustannuksia.
Kategorisesti voisin sanoa, että alihankinnan, materiaalien ja varastoinnin tuominen mahdollisimman lähelle lopullisen tuotteen valmistavaa osaa, joka itse sijaitsee mahdollisimman lähellä loppuasiakasta, on tätä nykyä rohkea, mutta perusteltu investointi. Tuotantolinjojen, materiaalien käsittelyn ja kokoonpanotoimintojen sekä raaka-aineiden tai komponenttien saaminen lyhyemmän etäisyyden päästä vaatii päätöksiä. Tästä tulee mieleeni esimerkkinä vientituotteet ja muut korkean jalostusasteen lopputuotteet joissa merkittävin osa toimitusketjusta tapahtuu Suomessa. Aloja seuranneena voisi mainita esimerkkeinä yrityksiä kuten Kempower, Ponsse ja Valmet Automotiven toiminnat.
Toisaalta, rohkeimpina investointeina voidaan sanoa, että jos alihankkijana toimiva yritys kasvattaa omaa tuotannon kyvykkyyttään, luottaessaan suurien asiakkaiden ja trendien vetovoimaan. Ehkä tällaista voidaan nähdä tulevaisuudessa akkukennojen valmistuksen osalta Suomeen investoitavista tuotantolaitoksista.
Minkälaisia perustyökaluja tulisi olla kaikilla osapuolilla toiminnan harmonisoimiseksi?
Harmonisointi voi tässä myös tarkoittaa aika montaa seikkaa, näin ainakin itse ajattelen. Projekteissa näen että usein tarvittaisiin ennen kaikkea tiedonkulkuun liittyvää järjestelmien, viestiliikenteen ja datan formaatin harmonisointia. Eri käytetyt järjestelmät, tiedon muodot ja tiedon siirron välineet eivät välttämättä ole harmonisesti käytettävissä keskenään. Usein tässä välissä tarvitaan sitten integraattoreita, jotka toimivat harmonisoivana tahona niin, että eri osapuolien ei tarvitse välittää epä-harmonisesta tiedosta. Tätä voisi mielestäni lisätä eri järjestelmien välillä, onhan meillä jo suuri joukko dataa välittäviä ja käsitteleviä, jopa harmonisoivia, palveluntarjoajia.
Järjestelmien välille toki voisi standardoida rajapintakerroksia, jopa avoimella lähdekoodilla kytkentöjen helpottamiseksi, jotta harmonisoinnille olisi yleispätevämpiä työkalua. Eri näkökulmasta myös tuotteita voidaan harmonisoida, ja tätä onneksi myös tapahtuukin, ennen kaikkea esimerkiksi EU-tasolla; hyvä esimerkki USB-C latausstandardista. Standardointi, sekä tuotteissa että mitoissa, on merkittävä osa harmonisoinnin työvälineitä. Se että rauta, komponentit tai tuotteet ovat tietyiltä osin harmonisoituja tuo merkittävää potentiaalia toimintojen tehostamiseen.
Yksi globaali esimerkki harmonisoinnista toimitusketjussa ovat merikontit, jotka ovat hyvin universaaleja ja harmonisoituja ratkaisuita toimitusketjun operoinnissa. Tästä tulee myös mieleeni erinomainen ratkaisu Contai, jonka avulla voidaan pienet käsittelyt yksiköt standardoida, eli mahdollistaa tuotantoketjun eri osapuolien toimintojen harmonisointi, vielä pidemmälle toimitusketjun sisäisiä prosesseja. Tämä vie standardia käsittely-yksikköä paljon syvemmälle tuotantoon tai toimitusketjun prosesseihin, kuin mihin merikonteilla voidaan päästä.
Toimintatapoja voidaan myös harmonisoida, mikä etenkin standardien prosessien ja tuotantometodien osalta onkin ideaalista. Tämän tekstin osalta kuitenkin voidaan jättää eri kulttuuriset, maantieteelliset ja koulutukseen pohjautuvat seikat harmonisoinnin haasteista läpikäymättä.
Positiivisena työtehtävien ja kommunikaation harmonisaation mahdollistajana kuitenkin voidaan ajatella erilaisten työtä tukevien ohjelmien ja työkalujen käyttöä. Meillä on esimerkiksi LeaPP tuote, jolla AR- ja 3D-teknologioiden avulla voidaan harmonisoida kehitystoimintojen toteutusta, jolloin tekijästä riippumatta voidaan saada samat tulokset aikaan. Tämä myös tehostaa merkittävästi sekä kehitystyön itsensä nopeutta, mutta lyhentää päätösten tekoon käytettyä aikaa.
Mitä ihmiset pitävät yksinkertaisena, mutta se on kaukana siitä?
Ehkä tuossa jo viittasinkin siihen kulttuuriseen seikkaan, jota monesti on liian vähän huomioitu etenkin kehityksen osalta. Toimintatapojen ja ennen kaikkea kulttuurin muuttaminen yrityksen sisällä on valtava ponnistus. Jos pohditaan kehitystä ja toimitusketjun toimintaa aiheen näkökulmasta: Raudan ja järjestelmän muuttaminen on helppoa. Jopa tilat voidaan muuttaa kohtuullisen helposti. Mutta se miten prosessi toimii ja tuottaa tulosta työntekijöiden toimesta, on usein vaikeinta ja kaukana yksinkertaisesta.
Muutosten vastarinta, ja monesti jäykistyneet hierarkiat ja roolit, ennen kaikkea prosessien toteutuksen tavat, niiden kääntäminen kohti uutta tavoitetilaa vaatii eniten aikaa ja panostusta. Tämän huomaa ennen kaikkea ihmisen peruslähtökohdista optimoida omaa tekemistään. Muutosten takana olevat tavoitetilat tulee nähdä positiivisena asiana, joskin hyvin luontevaa on että uudet asiat ja muutokset koetaan negatiivisesti. Sehän voi jopa tarkoittaa että itsekin pitäisi nähdä vaivaa omien tapojensa tai työtehtäviensä, ehkä jopa ajatustyön, muuttamiseen. Sehän tarkoittaa monelle tunnetta vaivannäöstä ja siitä, että pitää paneutua asioihin ja oppimiseen, jotka eivät välttämättä olekaan mieluisia itselle. Tästä seuraa luontevasti se, että etenkin “vain töissä” ollessa työhön kaikki ylimääräiseksi koettu panostus on ongelmallista.
Loppuun voisin mainita, että henkilökohtaisesti pidän toimitusketjuista juuri niiden muuntautumisen ja dynaamisuuden vuoksi. Eri toimintaympäristöt, erilaiset tavoitetilat, mutta ennen kaikkea toimintoja ohjaavat sekä prosesseihin vaikuttavat tekijät luovat kokonaisvaltaisen systeemin. Systeemin, joka toimiessaan voi olla insinöörin näkökulmasta kauniisti suunniteltu prosessi.
Itselleni tässä toimitusketjun systeemissä hienointa on kuitenkin sen kyky tarjota valtavasti vaihtoehtoja, ja aina eri osa-alueen muuttuessa tulee tarkastella koko systeemin kokonaistuotoksen onnistumista. Eli mitä paremmin systeemin osat toimivat keskenään, sitä laadukkaampia toimitusketjun tuotokset ovat.
Teemu Hämäläinen LinkedIn profiili:
https://www.linkedin.com/in/teemu-h%C3%A4m%C3%A4l%C3%A4inen-36647716a/